Documenten autoriseren

Geschreven door Tess Hoogeboom

Laatst bijgewerkt 8 dagen geleden

Autoriseren via de portal

  1. Er zijn verschillende manieren waarop je bij de te autoriseren documenten komt:

    • Klik op de tegel Autoriseren in het Home scherm (Als je één administratie in TriFact365 hebt)

    • Klik in het Home scherm in het tabel Werkvoorraad per administratie in de kolom Autoriseren (bij meerdere administraties)

    • Ga naar Werkvoorraad. Klik vervolgens op de status Autoriseren bij een document.

  2. Aan de rechterkant zie je de betreffende document. Aan de linkerkant kun je de volgende acties uitvoeren:

    • Goedkeuren: Hiermee keur je het document goed en wordt hij doorgestuurd naar de volgende fase.

    • Afkeuren: Hiermee keur je het document af en wordt deze op de status Afgekeurd geplaatst (lees meer).

    • Overslaan: Het document blijft op Autoriseren staan. Je kunt deze op een later moment weer bekijken.

Schermafbeelding van het scherm "autoriseren" in TriFact365. Bovenaan het scherm zijn de drie acties te zien: Goedkeuren, afkeuren of overslaan. Daaronder staat wat de status van het document is (autoriseren) en het type document (bijv. inkoop of verkoopfactuur). Hieronder is het tabblad "Autorisatieschema" zichtbaar waar zichtbaar is welke (andere) gebruikers het document al hebben goedgekeurd of nog moeten goedkeuren. Daaronder kan een opmerking achtergelaten worden en is de historie van het document zichtbaar.

Opmerking toevoegen en Historie

Je kunt eventueel een opmerking toevoegen in het witte vlak onder het autorisatieschema. Na het goedkeuren, afkeuren of overslaan van het document zal deze worden toegevoegd aan de Historie aan de rechterkant.

Weergaveopties

Met behulp van de Weergaveopties kun je de layout van het scherm veranderen. Zo kun je het document naar de linkerkant verplaatsen en het document passend maken.

Autoriseren via de mobiele app

  1. Klik op Autoriseren in het beginscherm. Nu verschijnt de werkvoorraad.

  2. Kies hier de administratie waarvoor je wilt autoriseren of procureren. Je krijgt hierna het eerste document te zien dat goedgekeurd kan worden.

  3. Je kunt de volgende acties ondernemen:

    • Afkeuren: Klik op de rode knop of swipe naar links

    • Goedkeuren: Klik op de groene knop of swipe naar rechts

    • Opmerking toevoegen: Klik op Historie, voeg een opmerking toe en klik op het Papieren vliegtuig

    • Overslaan: Klik op de Drie puntjes en vervolgens op Overslaan

Tip

Wil je notificaties ontvangen op je telefoon wanneer er documenten voor je klaarstaan? Deze kan je aanzetten in de app. Ga in de app naar instellingen → Pushnotificaties .

E-mailherinneringen

Het is mogelijk om een e-mail te krijgen wanneer er documenten voor je klaar staan om geautoriseerd te worden. Dit kan je instellen in de TriFact365-portal. Lees hier meer.

Veelgestelde vragen