Naar hoofdinhoud
Uploaden via e-mail

Uploaden via e-mail

Geschreven door Tess Hoogeboom

Laatst bijgewerkt 4 maanden geleden

Via de e-mail kunnen zowel inkoop- als verkoopfacturen worden aangeleverd. Stuur deze documenten naar het unieke e-mailadres van de betreffende administratie. Dit e-mailadres kun je terugvinden in TriFact365 via Instellingen (tandwiel) → Administraties in de kolom Mailbox.

LET OP
Het e-mailadres van de administratie wordt automatisch gegenereerd door het systeem en is niet aan te passen.

Lijst met administraties in TrIFact365, in de 2e kolom (mailbox) is het e-mailadres van de administratie zichtbaar.

Toegestane bestandsformaten

.bmp, .doc, .docx, .gif, .jpg, .jpeg, .pdf, .png, .tif, .tiff, .xls, .xlsx, .xml

Belangrijke aandachtspunten

  1. De maximale toegestane grootte van een e-mail met bijlage(s) is 10MB. Let op dat het boekhoudpakket nadere restricties kan stellen. De maximale toegestane grootte van individuele Microsoft Office documenten (.doc, .docx, .xls, .xlsx) is 4MB.

  2. Een XML-bestand kan zowel met als zonder PDF-bestand aangeleverd worden. Wanneer een XML- en PDF-bestand gezamenlijk worden aangeleverd, dan dienen deze dezelfde bestandsnaam te hebben. Is er geen PDF-bestand aangeleverd? Dan genereert TriFact365 zelf een document om te tonen o.b.v. de data in het XML-bestand.

  3. Afbeeldingen die in de bijlage van een e-mail zijn toegevoegd, worden overgenomen en verwerkt in TriFact365. Afbeeldingen die in de e-mail zelf staan (HTML) worden niet overgenomen. Dit om het uploaden van afbeeldingen in de e-mailhandtekening (logo’s, social media icoontjes, etc.) te voorkomen.

  4. Om documenten direct aan het juiste type te koppelen in de portal, kun je gebruik maken van de volgende omschrijving aan het begin van het Onderwerp van de e-mail:

    1. ‘inkoop‘ of willekeurig onderwerp: voor inkoopfacturen waarbij elke PDF wordt beschouwd als één factuur

    2. ‘verkoop‘: voor verkoopfacturen waarbij elke PDF wordt beschouwd als één factuur

    3. ‘bulkinkoop‘: deze PDF gaat naar de splitter met type inkoopfactuur

    4. ‘bulkverkoop‘: deze PDF gaat naar de splitter met type verkoopfactuur

  5. Wil je een e-mail naar twee administraties versturen? Bijvoorbeeld omdat de factuur in de ene administratie ingeboekt moet worden als inkoopfactuur, en in de andere administratie als verkoopfactuur? Stuur dan twee aparte e-mails in plaats van één e-mail naar twee adressen. Als je toch één e-mail verstuurt naar twee adressen, zal deze maar in één van beide administraties aankomen.

  6. Zitten afbeeldingen van de handtekening in de bijlage van een e-mail? Dan worden ze niet verwerkt zolang deze afbeeldingen kleiner zijn dan 200 pixels. Zijn deze afbeeldingen groter, dan worden ze wel in TriFact365 verwerkt.

E-mails automatisch doorsturen naar TriFact365

Wil je facturen automatisch laten doorsturen vanuit een eigen mailbox? Bekijk de volgende supportpagina voor meer informatie:

Veelgestelde vragen

Dit e-mailadres kun je vinden bij de administratie-instellingen. Ga hiervoor naar Instellingen (tandwiel) > Administraties. Het e-mailadres staat in de kolom Mailbox.

Het zeker mogelijk om via de mail UBL-facturen te uploaden. Lees hier voor meer informatie.

Controleer of de mail bij TriFact365 is binnengekomen. Als een mail wel is binnengekomen, maar de bijlage niet verwerkt kon worden, zul je bij de ontvangen e-mails een foutmelding zien.

Gerelateerde artikelen

Uploaden via de portal

Uploaden via de mobiele app

Was dit nuttig?

Nog hulp nodig? Vraag het team