Data export

Geschreven door Tess Hoogeboom

Laatst bijgewerkt 4 dagen geleden

In TriFact365 kun je op verschillende plekken gegevens exporteren. Zolang je abonnement actief is, heb je toegang tot de exportfuncties voor de documenten en gegevens die je hebt verwerkt.

Welke gegevens kun je exporteren?

Documenten

Je kunt alle aangeleverde documenten exporteren, zoals:

Facturen
Bonnen
Overige bestanden

Export per scherm

In verschillende schermen van TriFact365 kun je een Excel-export (.xlsx) maken van de verschillende kolommen. Je kunt één pagina of alle pagina's exporteren, inclusief de bijbehorende bijlagen.

Scherm	Bestandtype	Velden
Alle ontvangen documenten	PDF	Ontvangen op, Ontvangen van, E-mailadres, Bron, Type, Document, Verwerkt, Opmerking
Ontvangen e-mails	PDF of oorspronkelijk bestandsformaat	Ontvangen op, Afzender, Onderwerp, Verwerkte bijlagen
Alle te verwerken documenten	PDF	Gemaakt op, Type, Document, Status, Boekingsnummer
Alle verwerkte documenten	PDF	Type, Relatie, Factuurnummer, Factuurdatum, Periode, Boekingsnummer, Subtotaal, BTW, Totaal

Instellingen-exports

Van verschillende instellingenoverzichten kun je een Excel-export (.xlsx) maken. Je kunt hierbij één pagina of alle pagina's exporteren.

Overzicht	Velden
Administratie-instellingen	Administratie, Mailbox, Koppeling, Autorisatie, Procuratie, Inboeken voor procuratie, E-mailherinnering
Koppelingen-instellingen	Omschrijving, Boekhoudpakket, Status
Autorisatieschema-instellingen	Omschrijving, Gebruikers, Fases, Administraties
Procuratieschema-instellingen	Omschrijving, Gebruikers, Fases, Administraties

Archief export

Wil je een volledige export van het archief ontvangen? Dan kunnen wij deze op aanvraag per administratie aanleveren.

Een archief-export bevat:

Een overzicht van alle boekingen zoals weergegeven in het archief (exclusief historie).
Per administratie een map met de bijbehorende PDF-bestanden van de boekingen.

Afhankelijk van de omvang wordt de archief-export geleverd als één of meerdere ZIP-bestanden.

Hoe werkt een data-export?

Er zijn twee manieren om gegevens uit TriFact365 te exporteren:

Exporteren vanuit een scherm

Gebruik de Export-functie in het betreffende scherm om gegevens te downloaden als Excel-bestand (.xlsx). Indien beschikbaar worden de bijbehorende documenten meegeleverd.

Een archief-export aanvragen

Voor een volledige archief-export kun je contact opnemen via support@trifact365.nl. De Eigenaar of Beheerder van het TriFact365-account mailt de volgende informatie (met het verzoek om een archief-export):

Het viercijferige klantnummer (deze is te vinden op elke factuur).
De naam/namen van de administraties waarvoor een export gewenst is.
Het e-mailadres waarnaar de export verstuurd mag worden.

Kosten

Via de standaard exportmogelijkheden is Overstappen kosteloos (Overstap- en Dataportabiliteitsvoorwaarden artikel 6.1 en Annex A.4). Voor aanvullende dienstverlening: zie het Kennisbankartikel over archief-export.

De kosten van de archief export bedragen €80,- exclusief btw per 10 administraties

Wat valt niet onder een data-export?

De volgende onderdelen behoren tot de interne werking van TriFact365 en worden daarom niet geëxporteerd:

de herkenningsmodellen en AI-patronen
Historie (de audit trail bij boekingen)
de onderliggende configuratielogica van workflows, autorisatieschema's,
procuratieschema's, boekingsregels en automatiseringsregels (overzichten van je eigen
inrichting zijn wel exporteerbaar)
technische systeem-, infrastructuur- en beveiligingsinstellingen
authenticatietokens, sessiegegevens en overige interne gegevens die niet door jou zijn ingevoerd

Het uitsluiten van deze data belemmert het overstapproces niet: je inhoudelijke data en documenten plus de overzichten van je eigen inrichting zijn volledig beschikbaar.