Beginnen met TriFact365

1. Koppelen met een boekhoudpakket

Wanneer je voor de eerste keer inlogt, leg je een koppeling met jouw boekhoudpakket en voeg je één of meerdere administraties toe aan TriFact365.

Bekijk onderstaand artikel voor meer informatie:

• Eerste keer inloggen

2. Overzicht

Nadat de eerste administratie is toegevoegd, kom je terecht in het scherm Overzicht | Huidige administratie. Werk je met één administratie? Dan is dit de startpagina na het inloggen. Wanneer je met meerdere administraties werkt, dan wordt Home je startpagina.

Bekijk onderstaand artikel voor meer informatie:

• Huidige administratie

• Home

3. Gebruikers toevoegen

Voeg extra gebruikers toe als er personen zijn die facturen moeten uploaden, controleren en/of goedkeuren. Deze gebruikers geef je rollen en rechten die toegang geven tot bepaalde functionaliteiten in TriFact365. Ook kun je per gebruiker bepalen tot welke administratie(s) hij/zij toegang heeft.

Bekijk onderstaande artikelen voor meer informatie:

• Gebruiker toevoegen en activeren

• Gebruikersrechten

• Gebruikers toewijzen aan administraties

4. Documenten uploaden en aanleveren

Het uploaden van documenten kan eenvoudig worden gedaan in de portal en via de e-mail. Nadat de documenten geüpload zijn, komen ze automatisch in de werkstroom van TriFact365 terecht.

TriFact365 accepteert de volgende type bestanden:

• Afbeeldingen (.bmp, .gif, .jpg, .jpeg, .tif, .tiff)

• Excel- en Wordbestanden (.doc, .docx, . xls, .xslx)

• .pdf / .xml

Bekijk onderstaande artikelen voor meer informatie:

• Uploaden via de portal

• Uploaden via e-mail

• Automatisch doorsturen van e-mails instellen

5. Bonnetjes uploaden met de mobiele app

Voor het fotograferen en uploaden van bonnetjes is er een mobiele app beschikbaar (Android / iOS). Geef gebruikers toegang tot de mobiele app door ze het recht Toevoegen toe te kennen. In de app log je in met dezelfde gebruikersgegevens als in de portal.

Bekijk onderstaand artikel voor meer informatie:

• Uploaden via de mobiele app

6. Boekingsvoorstel controleren

Nadat de documenten en bonnetjes zijn geüpload, komen deze automatisch op de stap Controleren terecht. Hier kun je het boekingsvoorstel controleren en verzenden naar het boekhoudpakket.

Bekijk onderstaand artikel voor meer informatie:

• Boekingsvoorstel controleren

7. Documenten goedkeuren

Optioneel is het mogelijk om werkstromen in te richten voor het goedkeuren van documenten en boekingsvoorstellen. Er zijn twee opties mogelijk:

Autoriseren gebeurt vóór het controleren van de factuur. Bij autoriseren keur je het document goed of af meteen nadat hij in de werkstroom van TriFact365 terechtkomt. Bekijk onderstaande artikelen voor meer informatie over autoriseren:

• Autorisatieschema aanmaken en inrichten

• Documenten autoriseren

Procureren gebeurt ná het controleren van het boekingsvoorstel. Bij procureren keur je het uiteindelijke boekingsvoorstel van de factuur goed of af. Hierna komt de boeking in het boekhoudpakket terecht. Bekijk onderstaande artikelen voor meer informatie over procureren:

• Procuratieschema aanmaken en inrichten

• Documenten procureren

8. E-mailherinneringen instellen

Er bestaat in TriFact365 de mogelijkheid om autorisators en procurators e-mailherinneringen te versturen zodra er documenten en/of boekingsvoorstellen voor hun klaar staan in TriFact365. De Beheerder kan hiermee veilig stellen dat alle documenten en boekingen tijdig worden verwerkt.

Bekijk onderstaand artikel voor meer informatie:

• E-mailherinneringen

9. Facturen (de)blokkeren voor betaling

Als je procuratiewerkstromen hebt ingesteld, kun je er ook voor kiezen om boekingen alvast in te boeken vóór procuratie. Afhankelijk van het boekhoudpakket waarmee je werkt worden de facturen ook geblokkeerd voor betaling. Wanneer de boeking is goedgekeurd, zal de factuur in het boekhoudpakket weer vrijgegeven worden voor betaling.

Bekijk onderstaande artikelen voor meer informatie:

• Inboeken voor procuratie

• (De)blokkeren voor betaling (AccountView)

• (De)blokkeren voor betaling (AFAS)

• (De)blokkeren voor betaling (Exact Online)

• (De)blokkeren voor betaling (iMUIS Online)

• (De)blokkeren voor betaling (Multivers / Boekhoud Gemak)

• (De)blokkeren voor betaling (Twinfield)

10. Administratie-instellingen

Aanvullend zijn er verschillende administratie-instellingen beschikbaar die het verwerken van documenten nog sneller en eenvoudiger maken.

Bekijk onderstaand artikel voor meer informatie:

• Administratie-instellingen (overzicht)